Telewerken in COVID-19 tijden

Bjorn Smet, onze stress- en burn-out coach, bespreekt hoe het zit met de preventie van een aantal risico’s bij telewerk als werkcontext.

Reeds in de jaren ’90 werd gedacht dat telewerk vrij snel een ruime toepassing zou krijgen. Toch is de invoering ervan veel trager verlopen dan aanvankelijk werd gedacht.

Ook werd lang gevonden dat telewerk geen noodzaak was. In huidige context belandden we in een andere realiteit.

Wat pakweg 10 jaar geleden onmogelijk leek of minstens nog veel weerstand opriep bij werkgevers, werd, mits de dwingende maatregel vanuit de overheid omwille van de coronacrisis, plots in enkele dagen werkelijkheid.

Er waren jarenlang zowel voor- als tegenstanders. Iedere werkwijze heeft uiteraard voor- en nadelen. De huidige situatie leert ons dat er kansen liggen in deze werkvorm, op dit moment uit noodzaak, maar misschien in het post-corona tijdperk ook als belangrijke aanvulling bij de bestaande werkvormen. In de media verschijnen er vele tips en do’s en don’ts wat dat telewerken betreft. In een aantal blogs heb ik getracht om vanuit de eigen beleving, aangevuld met een kritische blik als preventieadviseur arbeidsveiligheid, hiernaar te kijken. Want het is belangrijk ook te waarschuwen voor de risico’s van telewerken.

Preventie risico’s bij arbeidsomstandigheden

In dit eerste deel zoom ik in op de preventie van een aantal risico’s bij deze werkomstandigheden.

Je zou kunnen aannemen dat deze blog vooral naar werkgevers of leidinggevenden is gericht. Het is echter niet ondenkbaar dat je als leidinggevende zelf niet of amper de tijd hebt gehad om je aan deze uitzonderlijke omstandigheden aan te passen. Ook als leidinggevende kan je een medewerker zijn met amper ervaring met telewerken, die baat heeft bij wat duiding en nuttige tips.

Wat staat er in de wetgeving?

In de welzijnswet legt de wetgever aan werkgevers de algemene verplichting op de nodige maatregelen te treffen ‘ter bevordering van het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk’.

Als werkgever heb je de verantwoordelijkheid om van iedere werkpost een risicoanalyse te maken, waarna uit de resultaten maatregelen en eventuele aanpassingen kunnen worden opgevorderd.

De werkgever moet daarbij volgende preventiebeginselen in acht nemen: § risico’s voorkomen; § evaluatie van risico’s die niet kunnen worden voorkomen; § bestrijding van de risico’s bij de bron; § vervanging van wat gevaarlijk is door dat wat niet gevaarlijk of minder gevaarlijk is;
§ voorrang aan maatregelen inzake collectieve bescherming boven maatregelen inzake individuele bescherming; § aanpassing van het werk aan de mens, met name wat betreft de inrichting van de werkposten en de keuze van de werkuitrusting en de werk- en productiemethoden, met name om monotone arbeid en tempogebonden arbeid draaglijker te maken en de gevolgen daarvan voor de gezondheid te beperken.

Mijn bedenkingen hierbij binnen de huidige context:

Het evalueren van de risico’s kon bij vele werkgevers niet tijdig gebeuren

Hierdoor waren de ‘nieuwe telewerkers’ hier niet (of onvoldoende) op voorbereid, laat staan hun leidinggevenden. Het was een plotse omwenteling zonder dat de arbeidsorganisatie hierop was aangepast.

Indien men in het verleden telewerk overwoog of opstartte, zal men vermoedelijk eerste stappen gezet hebben om hierrond een beleid en de nodige maatregelen uit te werken. Die bedrijven waren bijvoorbeeld al actief bezig met de beschikbaarheid van de juiste databases thuis en met het uitwerken van een communicatieplan voor de thuiswerkers.

Indien dit niet het geval was, is de kans reëel dat dit ook niet op korte termijn gebeurde. Begrijpelijk, want HR- en interne preventiediensten werden de laatste tijd niet enkel op dit ene aspect sterk uitgedaagd en (over?)bevraagd.

Inrichting van de werkpost en ergonomie

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het welzijn van je medewerkers, in de brede zin, dus ook op vlak van ergonomie. Maar hoe bevraag je dit dan als leidinggevende en welk advies geef je dan?

Doordat de werkpost bij de werknemer thuis wordt ‘ingericht’ heeft de werkgever amper zicht en vat op de omstandigheden waarin het werk gebeurt. Bijgevolg is het inschatten van risico’s én om deze aan de bron aan te pakken door eventuele aanpassingen te laten gebeuren, quasi onmogelijk.

Aangezien er toch een groot aantal uren thuis wordt gewerkt, is het essentieel om ook de ergonomie van die tijdelijke werkpost te bekijken.

In de media verschenen de laatste tijd her en der allerhande tips om die tijdelijke werkpost op een ergonomische wijze te gaan inrichten. Indien de werknemer hier vanuit eigen interesse of noodzaak aandacht voor heeft, zal hij/zij hierop letten.

Echter, als dit niet zo is, en dat maakt geen belangrijk deel uit van het actief preventiebeleid van je bedrijf, is dit niet zonder risico’s. Je hebt b.v. geen zicht op de zithouding, heeft je werknemer wel een goede stoel, beschikt hij/zij over de nodige informatica-hulpmiddelen zoals een extra scherm, een apart toetsenbord, muis en hoogtestandaard voor laptopwerkers,etc…?

De mens is gemaakt om te bewegen. Het is dan ook volledig onnatuurlijk om onze gehele werkdag zittend door te brengen.

Meerdere wetenschappelijke onderzoeken tonen aan dat fysieke activiteit een positief effect heeft op onze mentale toestand en onze werkprestaties, en onze efficiëntie kan verhogen.

Bovendien draagt regelmatig onderbreken van fysiek inactieve perioden bij aan vermindering van negatieve gezondheidseffecten.

Om die reden pleit ik, ook vanuit eigen ervaring, voor het gebruik van zit-sta bureaus, aangezien deze de mogelijkheid bieden voldoende afwisseling in de werkhouding te brengen.

Experts beweren dat voor elke 30 minuten de volgende afwisseling ideaal is:

  • 20 minuten zitten (uiteraard in een goede zithouding)
  • 8 minuten staan
  • 2 minuten bewegen/stretchen
Werkplek en werkomgeving

En wat dan met de locatie van die werkplek ? Niet iedere woning heeft voldoende beschikbare ruimtes, waardoor de telewerker soms noodgedwongen in de woonkamer beland. Hierdoor lopen alle functies dooreen. Werken in een landschapskantoor is vaak al belastend, wat dan met een woonkamer, inclusief spelende kinderen…?

Een efficiënt ‘focusmanagement’ is dan ook van belang. Dit aanleren vraagt echter tijd & energie. Gezien de snelle invoering van de maatregelen kon dit vaak niet tijdig worden aangeleerd en toegepast.

Naar werkbeleving en omgevingsfactoren toe alvast een aantal tips:

  • Zorg voor een rustige en nette omgeving, die je, indien dat kan, exclusief voorbehoud als werkplek.
  • Ruim regelmatig op, voorkom stapels papierwerk op je bureau. Een opgeruimd bureau betekent een opgeruimd gevoel aan het eind van de werkdag.
  • Voorzie voldoende licht: door te weinig of te veel licht verhoogt de kans op vermoeide ogen of hoofdpijn. Indien het kan, neem plaats aan een raam, of een plek waar er natuurlijk licht binnen komt. Zorg waar nodig voor extra kunstlicht.
  • Propere lucht kan ongemakken zoals hoofdpijn, concentratieproblemen, een gevoel van ongemak voorkomen. Regelmatig verluchten en poetsen is aanbevolen.
  • De ideale temperatuur voor thuiswerkers is tussen 21 en 23 graden
  • Zorg voor voldoende ruimte: dit werkt stimulerend en inspirerend.
Vorming van medewerkers

In de wetgeving wordt op vlak van welzijn van medewerkers veel belang gehecht aan informatie en vorming. Hij of zij moet alle info krijgen in verband met risico’s en preventie.

Normaliter gebeurt dit aan de hand van een (interne) vorming, of minstens via het krijgen van instructies on-the-job. Ook dit is op dit moment geen evidentie. Ook opstartinfo en inleidende instructies zijn een essentieel onderdeel van het onthaalbeleid bij aanwerving en opstart van nieuwe medewerkers. De coronacrisis zorgt dan ook hier voor belangrijke uitdagingen, aangezien je als werkgever wettelijk verplicht bent hieraan te voldoen.

Het is dan ook van belang je als werkgever en/of leidingevende goed in te lichten, risico’s te inventariseren en te evalueren.

De website van de Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg (FOD WASO) en het Belgisch kenniscentrum over welzijn op het werk (BeSWIC) kunnen je daarin al een hele eind op weg helpen. Ook Externe diensten voor Preventie en Bescherming op het Werk kunnen heel wat nuttige info aanreiken.

Draag zorg voor jezelf en elkaar!

Bjorn Smet, stress- & burn-out coach